仕事を効率よく順序を立てていくのにあたり、困ってしまった経験はありませんか？

必要な書類作成中に、来客対応におわれてしまったり、

仕事を取り次ぐべき電話がかかり手元で行っていた仕事を中断せざる得ない状況になったりすることです。

たびたび仕事が立てこんでしまうことも珍しくはありませんが、

仕事の順序建てをすることで効率よく仕事をこなすことができます。

特に一人で行う業務ならばある程度カバーはできますが、

他の条件の中でも、他の部署と連携する仕事・お得意様の連絡・相談が遅れてしまっては印象が良いものではありません。

下手をすれば、会社全体の信頼相談が遅れたことで信頼が落ちてしまうことも多く、

しっかりと仕事の順序建てを行うことが大切なのです。

ある程度ベテランの方であれば、すぐ簡単に行える当たり前のことですが、

社会人経験一年目の方や、部署に配属されてきたばかりの方など、

経験不足の方々では、上手な順序立てを行うことは難しいこともあります。

そこで、仕事をスムーズにこなすにあたり必要なことを中心に記載していきます。

基本の順序立ての方法とは、緊急性・そして締め切りが近いという仕事の案件を再優先していくのが一つ目の方法です。

締切厳守・時間厳守を守りながら、日時が短いものを基本として計画を立てます。

例えば、取引先の企業への期限付きの電話・メール返信や、

締め切りの時間厳守すべき仕事を再優先にします。

他の業務と並行すべき仕事と重なるケースもあるため、

臨機応変に対応できるようにスケジュールを自分で処理できるだけの案件を書き加えておくことが大切です。

また、一度に大量の緊急性の高い仕事に携わらなければならない場合には、

ついつい目の前の仕事を目にするとパニックになりがちです。

そして、業務時間外で仕事が残ってしまうといったケースを避けるためにも、

一日でやりくりできる量の仕事の予定を立てて、常に考えながら仕事をすることが大切です。

その場合には、仕事をどうのように処理すればいいのかという視点になると、

仕事の優先順位が立てやすく、混乱せずに処理することができます。

例えば、締め切り日時の延長を依頼するほか、

自分の部署で手が開いている方に仕事を手伝ってもらうといった方法です。

また、一人だけの仕事ではない業務に携わる案件であっても、

緊急性が高い仕事を優先してスケジュールを組みます。

他の部署と連携すべき仕事に対しては、

あえて相手側の都合・スケジュールを踏まえて、仕事の計画を立てていく